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        基于文件和文檔的知識管理技巧

        發布時間:2020-10-28

        如何保存和管理知識,是個人知識管理的一個非常重要的問題。知識最大的載體之一是文件,很多人下載的資料文件很多,但大多數甚至從來沒有打開過,或者不知道放到哪里了,實際上這樣的知識對于個人來說是沒有價值的。

        在大多數人的電腦中,“桌面”、“我的文檔”、“下載”等目錄都是混亂不堪的,極大的影響了個人的工作效率,文件保存的越多,越找不到,如果有多臺工作電腦(如公司的臺式電腦、家里的臺式電腦、筆記本電腦),則文件管理的混亂程度將翻倍增加。

        下面就是我對于基于文件形式的個人知識管理的一些思路和方法:規范化目錄命名和文件命名,利用云存儲軟件同步多臺電腦文檔,所有文檔按照分類放在不同的文件夾內進行管理,通過Everything軟件進行快速文件搜索。、

        軟件選擇

        文檔搜索選用Everything,這個軟件可謂Windows文件搜索神器,幾百K的工具讓搜索文件快到幾乎輸入完搜索內容就出現了結果,只要平時文件歸檔有序,文件名規范化編寫,即可高效率地搜索到需要的文件。

        云存儲軟件選項較多,國內軟件有堅果云、微云,國外軟件有Dropbox,Microsoft OneDrive等等,可選擇一個合適的使用,如果只有一臺電腦,沒有同步文件的需求,不使用云存儲軟件也可以。

        目錄分類

        目錄分類建議采取麥肯錫提出的MECE原則(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive),意思是“相互獨立,完全窮盡”,是麥肯錫咨詢顧問芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提出的一個分類的思考工具。

        MECE原則可以確保分類結果不遺漏、不重疊。所謂的不遺漏、不重疊指在將某個整體劃分為不同的部分時,必須保證劃分后的各部分符合以下要求:

        • 各部分之間相互獨立;

        • 所有部分完全窮盡。按照文件的處理流程對文件進行分類是一個比較好的分類方法。分類目錄如下:

          “待辦事項”(Todo)文件夾里存放正在編寫、修改或處理的文件,屬于當前正在處理的文件,所有的草稿文件都可以放在這個目錄下。

          “我的文檔”(My Documents)的內容是圖片、音樂、視頻文件,以及已經處理完成的“待整理”文檔,或者那些暫時不知道放哪的文件,就先暫時放到“我的文檔”里。

          “存檔文檔”(Archive)保存以前歷年的歷史文檔,存檔文檔通常只讀,不進行修改。按詳細分類將所有已經完成的文檔進行分類,可以按照類型分類,也可以按照項目分類。這里主要存放使用頻率低,但有價值的文件。

          “參考資料”(Resource)里存放從網上下載的文檔,這些文檔并不是你自己寫的文檔,例如其他人寫的具有參考價值的文檔資料等等。

          “常用軟件”(Software)目錄里存放最常用的一些軟件程序或安裝程序,不要放一些大文件,通常我只放10M以下的小文件。

          “共享”(Public)目錄里存放分享給他人的文檔。

          這樣,文檔處理的流程是,正在寫的文檔放到“待辦事項”文件夾,寫完并修改完善,成為定稿后,將其轉移到“存檔文檔”的分類文件夾,如果一時想不到分類,可以放到“我的文檔”里,每隔一段時間,對“我的文檔”里的未分類文檔進行分類整理,將其整理到“存檔文檔”中。

          文件命名規范

          Everything搜索主要是通過文件名關鍵字進行搜索,因此文件命名規范十分重要,直接影響文件搜索效率。

          文件名的命名規則包括:項目_標簽_詳細的文檔標題_版本_日期等等,這樣可以通過多個維度對文件進行搜索。雖然一開始編寫文件名費事一些,但對于未來高效率地搜索意義重大。

          養成好習慣

          必須按照自己制定的命名規則命名;寧可命名多花一些時間,也不要偷懶亂取文件名。對于下載別人的文件,文件下載后就進行重命名,不要圖方便不命名,否則你今天一時的方便會給明天帶來無窮的麻煩。

          文檔定時清理、分類、存檔;建議每個項目完成后就將該項目存檔,沒有價值的文件就直接刪除。經過上述操作,就能以文件、文檔為核心打造成為一個可自動同步的工作平臺和知識平臺,無論在家,在公司,還是在外出差,只要能上網,安裝一個云存儲軟件和Everything,就可以生成一個工作平臺,可以編輯最新的工作文檔,快速搜索歷史文檔,很好地提高了工作效率。

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